Mobil Mutfak Teknik Şartnamesi Nasıl Hazırlanır? Ajanslar İçin Kontrol Listesi

Bir etkinlik ajansının mobil mutfak teklifi toplarken karşılaştığı en büyük sorun çoğu zaman araç bulmak değil, farklı tedarikçilerin gerçekten aynı işi fiyatlayıp fiyatlamadığını anlamaktır. Bir teklifte nakliye dahilken diğerinde hariç olabilir; bir araç mevcut ekipmanıyla sunulurken başka bir teklifte cihazlar ayrıca kiralanabilir. Yalnızca araç fotoğrafı ve toplam bedel üzerinden yapılan karşılaştırma, bu farkları görünmez bırakır.

Mobil mutfak teknik şartnamesi; yaratıcı briefi araç, ekipman, altyapı, lojistik, marka uygulaması ve teslim koşulları bakımından ölçülebilir bir iş tanımına dönüştürür. Böylece marka, ajans, mobil mutfak sağlayıcısı ve saha yönetimi aynı kapsam üzerinden ilerler. Bu rehber, ajans proje yöneticileri ile prodüksiyon ekiplerinin şartnameyi teklif öncesinden saha kabulüne kadar kullanabilmesi için hazırlandı.

Brief, teknik şartname, teklif ve kabul formu aynı belge değildir

Bu dört belge birbirini tamamlar; fakat farklı sorulara cevap verir:

• Yaratıcı brief: Marka ne anlatacak, ziyaretçi hangi deneyimi yaşayacak ve hedeflenen aksiyon nedir?
• Teknik şartname: Bu deneyimin çalışması için araçta ve sahada hangi koşullar sağlanmalıdır?
• Kalemli teklif: Tanımlanan kapsamı kim, hangi dahil ve hariçlerle üstlenecektir?
• Saha kabul formu: Kararlaştırılan araç, ekipman ve uygulamalar teslim anında mevcut ve çalışır durumda mıdır?

Ajansın yaratıcı sunumu, teknik şartnamenin yerine geçmez. Aynı şekilde tedarikçinin fiyat teklifi de ajansın talep etmediği ayrıntıları kendiliğinden tamamlamaz. Sağlıklı yöntem; briefi sabitlemek, şartnameyi hazırlamak, teklifleri aynı dokümanla toplamak ve kabul kontrolünü bu dokümana göre yapmaktır.

Önce kullanım senaryosunu tek paragrafta tanımlayın

Şartnamenin ilk bölümü aracın ne amaçla kullanılacağını sade biçimde açıklamalıdır. Bu tanım, sonraki tüm teknik kararların referansıdır. Şehir ve açık adres, tarih, çalışma süresi, kapalı veya açık alan bilgisi, etkinlik türü, servis modeli ve karavan içinde yapılacak işlem açıkça yazılmalıdır.

“Festivalde food truck kullanılacak” ifadesi yeterli değildir. Şu ayrımlar araç ve ekipman ihtiyacını tamamen değiştirebilir:

• Hazır paketli ürün dağıtımı mı, sahada hazırlık mı yapılacak?
• Ürün ücretsiz ikram mı edilecek, satış mı yapılacak?
• Pişirme, son ısıtma, porsiyonlama veya yalnızca teslim işlemlerinden hangileri araçta gerçekleşecek?
• Servis tek pencereden mi, ayrı sipariş ve teslim noktalarından mı yürütülecek?
• Araç yalnızca operasyon alanı mı olacak, aynı zamanda ziyaretçi deneyiminin görsel odağı mı olacak?

Senaryo henüz kesinleşmediyse şartnameye varsayım yazmak yerine karara bağlanması gereken soruları ekleyin. Belirsizliği görünür kılmak, yanlış kesinlikten daha güvenlidir.

Teknik şartnamenin ana kapsamını tablo mantığıyla kurun

Ajans içinde kullanılacak dokümanda her başlık için “talep”, “sorumlu taraf”, “tedarikçi yanıtı” ve “kabul yöntemi” alanları bulunmalıdır. Böylece yalnızca istenen özellik değil, bu özelliğin nasıl doğrulanacağı da baştan belirlenir.

Şartnameyi şu ana bölümlere ayırabilirsiniz:

1. Araç kimliği, ölçüler ve yerleşim
2. İç çalışma akışı ve ekipman listesi
3. Elektrik, temiz su, atık su ve havalandırma
4. Marka giydirme ve baskı dosyaları
5. Nakliye, giriş, konumlandırma ve çıkış
6. Personel, ürün, sarf ve temizlik sorumlulukları
7. Kurulum testi, saha kabulü ve teslim kayıtları
8. Dahil, hariç ve opsiyonel teklif kalemleri

Bu yapı, marka aktivasyonu tedarikçi yönetimi sürecindeki sorumluluk matrisine de doğrudan bağlanabilir.

Araç bilgilerini fotoğrafla sınırlamayın

Fotoğraf, aracın genel görünümünü anlatır; sahaya girip giremeyeceğini veya menü akışına uyup uymayacağını göstermez. Teklif veren tedarikçiden kullanılacak araca ait güncel bilgileri istemek gerekir. Araç ailesinin genel özellikleri yerine, projeye ayrılması planlanan aracın verileri esas alınmalıdır.

Şartnameye eklenecek araç bilgileri

• Aracın veya karavanın proje içindeki tanımı
• Taşıma ve çalışma konumundaki dış ölçüler
• Servis penceresinin, giriş kapısının ve hareketli parçaların yönü
• Çekiciyle birlikte giriş ve manevra ihtiyacı
• Kurulum zemini, dengeleme ve sabitleme gereksinimi
• İç yerleşim krokisi ile kullanılabilir tezgâh ve depolama alanları
• Varsa araç kabulü için organizatörün istediği belge ve kayıtlar

GoChef araçlarının ölçüleri ve donanımları modele ve projeye göre değişebilir. Bu nedenle mobil mutfak kiralama talebinde teknik bilgilerin teklif aşamasında araç bazında doğrulanması gerekir.

İç yerleşimi menü akışına göre değerlendirin

İyi bir iç plan, ürünün araç içinde geriye dönmeden ilerlemesini sağlar. Mal kabulü, depolama, hazırlık, pişirme veya son işlem, porsiyonlama, servis ve temizlik adımlarını sırayla yazın. Ardından her adımın nerede ve kim tarafından yapılacağını yerleşim krokisi üzerinde işaretleyin.

Yalnızca cihazın araca sığıp sığmadığına bakmak yeterli değildir. Kapak açılımı, çalışma sırasında oluşan sıcaklık, personelin geçişi, ürün takviyesi ve temizlik erişimi de kontrol edilmelidir. Servis penceresine yakın görünmesi istenen bir ekipman, personelin çalışma yolunu kapatıyorsa yaratıcı yerleşim operasyonu zorlaştırabilir.

Ajans kontrolü: Yerleşim krokisini, menünün bir porsiyonunun araç içinde izlediği yol ile birlikte inceleyin. Çakışan hareketler varsa ekipman listesi kesinleşmeden çözün.

Ekipman cetvelinde marka adından fazlasını yazın

Teknik şartnamenin ekipman bölümü, belirsizliğin en fazla maliyet yarattığı alanlardan biridir. “Buzdolabı, pişirici ve kahve makinesi olacak” gibi genel bir liste teklifleri karşılaştırmaya yetmez. Her ekipman için işlev, adet, dış ölçü, bağlantı türü, enerji ihtiyacı, konum, tedarikçi ve kurulum sorumlusu yazılmalıdır.

Ekipman cetvelinde şu ayrımı mutlaka yapın:

• Araçta mevcut olup teklif kapsamında sunulacak ekipmanlar
• Mobil mutfak sağlayıcısının ayrıca temin edeceği ekipmanlar
• Marka, ajans, catering ekibi veya başka bir tedarikçinin getireceği ekipmanlar
• Sahada yalnızca ihtiyaç oluşursa kullanılacak opsiyonel ekipmanlar

Dışarıdan getirilen cihazların yalnızca ölçüsü değil, elektrik bağlantısı ve çalışma koşulları da araç sağlayıcısıyla paylaşılmalıdır. Sabit ekipman değişikliği veya özel üretim gereken projeler için mobil mutfak üretimi kapsamı ayrıca değerlendirilmelidir.

Elektrik planını cihaz listesi üzerinden doğrulayın

Elektrik ihtiyacı, tek bir varsayımsal güç değeriyle değil, projede aynı anda çalışması planlanan cihazlar üzerinden hazırlanmalıdır. Araç içi soğutma, aydınlatma, pişiriciler, içecek ekipmanları, ekranlar ve ajansın eklediği tüm tüketimler listeye dahil edilmelidir.

Şartnamede en az şu sorular yanıtlanmalıdır:

• Her cihazın bağlantı türü ve beyan edilen elektrik ihtiyacı nedir?
• Hangi cihazlar aynı anda çalışacaktır?
• Enerjiyi mekân mı, bağımsız bir çözüm mü sağlayacaktır?
• Bağlantı noktası ile araç arasındaki güzergâh nasıl korunacaktır?
• Pano, kablo ve bağlantı kontrolünü sahada kim yapacaktır?
• Enerji kesintisi kritik ürünleri etkilerse alternatif plan nedir?

Nihai bağlantı ve güvenlik düzeni, mekânın yetkili teknik ekibi ile projede görevli uzmanlar tarafından onaylanmalıdır. Ajans dosyasındaki liste bu onayın yerine geçmez; doğru bilgiyi ilgili ekiplere zamanında ulaştırır.

Su, atık su, havalandırma ve temizlik ayrı başlıklar olmalı

“Araçta su var” ifadesi operasyon planı değildir. Temiz suyun nereden alınacağı, dolumun nasıl yapılacağı, kullanım sırasında ikmal gerekip gerekmediği ve atık suyun hangi onaylı yöntemle uzaklaştırılacağı yazılmalıdır. El yıkama, ekipman temizliği ve ürün hazırlığı için kullanılacak noktalar da ayrılmalıdır.

Pişirme veya yoğun buhar oluşturan işlem varsa havalandırma ihtiyacı menü ve ekipmanla birlikte değerlendirilmelidir. Organik atık, ambalaj, kullanılmış yağ ve diğer atık türleri için mekânın prosedürü öğrenilmeli; toplama noktası ile sorumlu taraf şartnameye eklenmelidir. Çok günlük işlerde temizlik, ikmal ve boşaltım düzeni her operasyon günü için planlanmalıdır.

Marka giydirme kapsamını yüzey bazında tarif edin

“Araç komple giydirilecek” ifadesi; baskı, uygulama ve söküm tarafında farklı yorumlanabilir. Hangi yüzeylerin kullanılacağı, servis kapağı açıldığında görselin nasıl davranacağı, tasarım şablonunu kimin sağlayacağı ve baskı öncesi onayın kimden alınacağı açık olmalıdır.

Marka giydirme bölümünde şunları belirtin:

• Uygulama yapılacak dış ve iç yüzeyler
• Ölçü şablonunun teslim tarihi ve dosya biçimi
• Tasarım, baskı, uygulama ve söküm sorumluları
• Kapı, servis penceresi, havalandırma ve güvenlik işaretleri için boşluklar
• Uygulama öncesi yüzey kontrolü ve renk/prova onayı
• Söküm sonrası temizlik, hasar kontrolü ve teslim koşulu

Aracın güncel görselleri ve ölçüleri tasarım ekibine erken verilmelidir. GoChef’in farklı uygulama örnekleri için projeler sayfası incelenebilir; ancak her yeni işin baskı dosyası ayrılan araç üzerinden ayrıca doğrulanmalıdır.

Nakliye ve saha erişimini ayrı bir iş paketi olarak yazın

Mobil mutfak doğru hazırlanmış olsa bile sahaya zamanında ve güvenli biçimde konumlanamıyorsa operasyon başlayamaz. Şartname; teslim şehrini ve açık adresi, giriş kapısını, kabul saatini, çekici bekleme alanını, manevra kısıtlarını, zemini, kurulum noktasını ve çıkış planını kapsamalıdır.

Nakliye bölümünde gidiş kadar dönüş de tarif edilmelidir. Etkinlik bitişi ile aracın sahadan çıkabileceği saat farklı olabilir. Gece bekleme, yeniden konumlandırma, bir sonraki durağa sevk veya yol üzerindeki planlı kontroller gerekiyorsa teklif öncesinde belirtilmelidir.

Şehirler arası projelerde karavan nakliye ve konumlandırma kapsamı ile Türkiye geneli mobil mutfak planı aynı operasyon takviminde buluşturulmalıdır.

Teklifte dahil, hariç ve opsiyonel kalemleri ayırın

Şartname hazırlandıktan sonra tedarikçilerin yanıt vereceği ortak bir fiyat tablosu oluşturun. Toplam fiyatın yanında her hizmetin kapsamını görmek, yaratıcı değişiklik olduğunda bütçeyi yeniden kurmayı kolaylaştırır.

Teklif tablosunda proje ihtiyacına göre şu kalemler ayrı satırlarda yer alabilir:

• Mobil mutfak veya karavan kullanım süresi
• Gidiş, dönüş ve gerekiyorsa duraklar arası nakliye
• Kurulum, konumlandırma, söküm ve saha bekleme
• Mevcut ekipmanlar, ek ekipmanlar ve teknik destek
• Giydirme ölçülendirmesi, baskı, uygulama ve söküm
• Personel, catering, ürün, sarf ve temizlik hizmetleri
• Enerji veya diğer saha altyapısı çözümleri
• Opsiyonel gün, lokasyon veya yedekleme senaryoları

Her kalemin altında neyin dahil ve hariç olduğu yazılmalıdır. Böylece kapsamı dar bir teklif ile daha geniş hizmet içeren teklif yalnızca toplam bedel üzerinden karşılaştırılmaz. Catering ve servis ekibi gereken işlerde kurumsal etkinlik ve catering kapsamı da aynı tabloda tanımlanabilir.

Saha kabul formunu şartnameyle birlikte hazırlayın

Kabul formunu etkinlik sabahı sıfırdan oluşturmak yerine teklif aşamasında şartnameye bağlayın. Formda aracın genel durumu, giydirme, ekipman, bağlantılar, temizlik, teslim edilen anahtar veya aksesuarlar ve tespit edilen eksikler için alan bulunmalıdır.

Kurulum tamamlandığında ajans ve tedarikçi sorumluları birlikte kontrol yapmalı; çalışması gereken ekipmanlar test edilmeli ve teslim durumu fotoğrafla kayıt altına alınmalıdır. Eksik veya değişen bir unsur varsa etkisi, geçici çözüm, sorumlusu ve tamamlanma zamanı yazılı olarak belirtilmelidir.

Kabul anında sorulacak sorular

• Projeye ayrılan araç, onaylanan araçla aynı mı?
• Yerleşim ve servis yönü onaylanan plana uygun mu?
• Ekipman listesi eksiksiz mi ve testler tamamlandı mı?
• Elektrik, su ve atık bağlantıları yetkili ekipçe kontrol edildi mi?
• Giydirme, görünür yüzeyler ve güvenlik boşlukları onaylı mı?
• Temizlik, ürün ve personel teslimleri operasyon saatine hazır mı?
• Söküm ile çıkış sorumluları ve saatleri teyit edildi mi?

Risk planını şartnamenin sonuna ekleyin

Teknik şartname yalnızca ideal kurulumu anlatmamalı; kritik bir koşul sağlanamadığında ne yapılacağını da göstermelidir. Ajansın risk listesinde araç erişimi, enerji, su, hava koşulları, ekipman arızası, ürün ikmali, giydirme gecikmesi ve saha kabul süresi gibi başlıklar bulunabilir.

Her risk için erken uyarı noktası, karar verecek kişi ve uygulanabilir alternatif tanımlanmalıdır. Örneğin yerleşim noktası değişirse servis yönünün, kablo güzergâhının ve kuyruk planının kim tarafından yeniden onaylanacağı önceden belirlenebilir. Alternatif planın varlığı, değişikliğin otomatik olarak uygulanacağı anlamına gelmez; sorumluluk ve onay zincirini hızlandırır.

Ajanslar için kopyalanabilir mobil mutfak şartname kontrol listesi

• Proje amacı, deneyim akışı ve servis modeli yazıldı mı?
• Şehir, açık adres, tarih, çalışma ve kurulum saatleri kesin mi?
• Kapalı/açık alan, araç girişi, manevra ve zemin koşulları doğrulandı mı?
• Projeye ayrılacak aracın ölçüleri, servis yönü ve yerleşimi alındı mı?
• Menü veya ürün akışı araç içi yerleşimle eşleştirildi mi?
• Tüm ekipmanların tedarikçisi, ölçüsü ve bağlantısı belli mi?
• Eş zamanlı elektrik kullanımı ve saha bağlantısı kontrol edildi mi?
• Temiz su, atık su, havalandırma, temizlik ve atık planı hazır mı?
• Giydirme yüzeyleri, dosya takvimi, uygulama ve söküm sorumluları belli mi?
• Nakliye, konumlandırma, bekleme ve dönüş kapsamı yazıldı mı?
• Personel, catering, sarf ve ürün sorumlulukları ayrıldı mı?
• Teklifte dahil, hariç ve opsiyonel hizmetler ayrı mı?
• Saha kabul testi, fotoğraf kaydı ve eksik yönetimi tanımlandı mı?
• Kritik riskler için karar yetkilisi ve alternatif plan belirlendi mi?

İstanbul, Ankara ve İzmir işleri için lokasyon eki kullanın

Aynı marka konsepti farklı şehirlerde uygulanabilir; ancak araç girişi, kabul saati, güzergâh, mekân altyapısı ve yerel saha kuralları her lokasyonda yeniden teyit edilmelidir. Ana teknik şartnameyi koruyup her durak için ayrı bir “lokasyon eki” hazırlamak, hem yaratıcı standardı hem operasyonel esnekliği korur.

İstanbul mobil mutfak kiralama, Ankara mobil mutfak kiralama ve İzmir mobil mutfak kiralama planlarında şehir bilgisi kadar mekânın kabul prosedürü de ilk briefte paylaşılmalıdır.

Sık sorulan sorular

Mobil mutfak teknik şartnamesini kim hazırlamalı?

Ajans proje veya prodüksiyon ekibi, marka briefini esas alarak ilk taslağı hazırlayabilir. Araç sağlayıcısı teknik araç verilerini, catering ekibi menü ve ekipman akışını, mekân ekibi ise saha altyapısı ile kabul koşullarını doğrulamalıdır. Nihai doküman tek bir güncel sürümde toplanmalıdır.

Araç seçilmeden şartname hazırlanabilir mi?

İhtiyaç şartnamesi araç seçilmeden hazırlanmalıdır; bu belge doğru aracı bulmaya yardım eder. Araç belirlendikten sonra ölçüler, ekipmanlar ve bağlantılar gerçek araç bilgileriyle güncellenerek uygulama şartnamesine dönüştürülmelidir.

Her lokasyonda aynı şartname kullanılabilir mi?

Ana kapsam kullanılabilir; ancak giriş, yerleşim, enerji, su, atık, çalışma saatleri ve mekân kuralları için lokasyon eki gerekir. Çok duraklı roadshow'larda her saha ayrı ayrı onaylanmalıdır.

Mobil mutfak fotoğrafı ve ekipman listesi teklif için yeterli mi?

Hayır. Servis senaryosu, teslim adresi, nakliye, çalışma süresi, giydirme, altyapı ve sorumluluklar belirtilmeden teklifler aynı kapsamı yansıtmayabilir.

İzin ve saha belgeleri şartnamenin parçası mı?

Organizatörün veya mekânın istediği araç, personel ve operasyon belgeleri şartnamede listelenmelidir. Belgenin kim tarafından hazırlanacağı projeye göre değişir; araç kiralaması tüm izin sorumluluğunu kendiliğinden araç sağlayıcısına devretmez.

---

Tekliften önce teknik kapsamı netleştirin

İyi bir mobil mutfak şartnamesi, ajansın yaratıcı fikrini sınırlamaz; fikrin doğru araç, gerçek saha koşulları ve açık sorumluluklarla uygulanmasını sağlar. Şehir, tarih, etkinlik türü, ürün veya menü akışı, giydirme beklentisi ve saha bilgilerini paylaşarak GoChef ile proje kapsamınızı araç bazında değerlendirebilirsiniz.

Mobil mutfak projeniz için teknik uygunluk ve teklif görüşmesi başlatın.